Uitlenen van materialen

Organisatoren kunnen bij de gemeente voor de organisatie van hun evenementen en activiteiten materiaal ontlenen. 

Wie kan materiaal ontlenen?

Categorie A, dit zijn:

1. interne diensten
2. adviesraden
3. organisaties die afhangen van het gemeentebestuur.

Categorie B, dit zijn:

1. Kruisemse niet-gemeentelijke basisscholen;
2. actieve verenigingen die bij naam gekend zijn bij het bestuur, zonder winstoogmerk;
3. alle andere Kruisemse initiatiefnemers van jeugd, sport- of sociaal-culturele, welzijnsbevorderende of menslievende initiatieven activiteiten zonder winstoogmerk;
4. bovenlokale samenwerkingsverbanden waar het bestuur in participeert;
5. regionale verenigingen, organisaties, instellingen of diensten met een publiek menslievend of vormend karakter die een publieke sociaal-culturele activiteit organiseren.

Categorie C, dit zijn:

1. niet-Kruisemse organisatoren van sociaal-culturele publieksactiviteiten zonder winstoogmerk (incl. andere gemeentebesturen). 

Categorie D, dit zijn:

1. organisatoren van sociaal-culturele publieksactiviteiten met winstoogmerk. 

Uitleentermijn

De uitleentermijn bedraagt vijf dagen, de dag van het afhalen en terugbrengen inbegrepen.
Langere ontleentermijnen worden uitzonderlijk toegestaan en enkel indien ze gemotiveerd zijn en andere aanvragen niet in het gedrang brengen.

Reservatie

• Reserveer het materiaal minimaal tien werkdagen en maximaal zes maanden voor de datum van gebruik (gebruikers van categorieën A en B en C).
• De gebruikers van categorie D kunnen ten vroegste drie maanden op voorhand een aanvraag indienen. Een reservatie kan niet gegarandeerd worden in geval van laattijdige en/of hoogdringende aanvragen.

Het materiaal wordt toegewezen in chronologische volgorde van reservatie. 

De afdeling Vrije Tijd bevestigt of weigert (deels) je aanvraag met vermelding van de toegestane aantallen, plaats en datum van levering of afhalen.

VUL HIER HET AANVRAAGFORMULIER IN

Vervoer en stockage materiaal

• De ontlener haalt zelf de goederen af en brengt ze zelf terug op de met het gemeentebestuur afgesproken plaats, dag en tijdstip. De ontlener zorgt zelf voor het inladen van het materiaal en voor voldoende mankracht.
• De gemeentediensten leveren en halen volgende goederen zelf op: nadarafsluitingen, werfhekkens, vlaggenmasten, (mobiel) (ere)podium, tentoonstellingspanelen, tafels en stoelen, biertenten en evenementenkoffers op een vooraf afgesproken plaats en dag. Dit gebeurt enkel op werkdagen en tijdens de diensturen.
• De ontlener plaatst het materiaal tijdens de uitleenperiode ergens waar het gevrijwaard blijft van regen of andere mogelijks beschadigende weersomstandigheden.
• De ontlener kijkt bij de afhaling of levering het materiaal na en stelt het gemeentebestuur onmiddellijk in kennis van eventueel vastgestelde mankementen. Bij gebrek aan dergelijke melding wordt er van uit gegaan dat eventuele vastgestelde schade op later ogenblik het gevolg is van het gebruik door de ontlener.
• De ontlener biedt het materiaal in dezelfde staat, op dezelfde plaats en op dezelfde manier gestapeld terug aan als waarop hij ze kreeg. Wanneer personeel moet worden ingeschakeld om het materiaal op een correcte manier voor vervoer klaar te maken en/of te reinigen wordt de kost aangerekend volgens het meest recente retributiereglement op ambtshalve en/of noodzakelijk tussenkomsten van de gemeentelijke diensten.

Gebruik

• Het opzetten en afbreken van het geleverde materiaal is altijd ten laste van de ontlener.
• De ontlener kan het gemeentebestuur vragen om het materiaal mee te helpen opzetten en afbreken. Dit vraag je uiterlijk drie maanden voorafgaand aan de datum van het evenement aan via een gemotiveerd schrijven aan het college van burgemeester en schepenen. Dit schrijven bevat zowel de noodzaak als een zo concreet mogelijke omschrijving (soort steun en geschatte tijdsduur) van de gevraagde steun.
• De ontlener draagt bij het gebruik van het materiaal zorg voor het materiaal als een goede huisvader
• De ontlener volgt alle verstrekte gebruiksaanwijzingen op.
• De ontlener draagt het materiaal niet over, leent het niet uit of stelt het niet ter beschikking aan derden.
• De ontlener wendt de ontleende materialen in geen geval aan voor andere dan de vooropgestelde activiteiten zoals omschreven op het reservatieformulier. 

Vaststelling van inbreuken hierop leiden automatisch tot een tijdelijke of definitieve schorsing van de ontleenmogelijkheid. 

Schade, diefstal, verlies

• De ontlener brengt bij verlies of diefstal van het materiaal zo snel mogelijk het gemeentebestuur op de hoogte via e-mail (vrijetijd@kruisem.be).
• In geval van diefstal doe je onmiddellijk aangifte bij de lokale politie en bezorg je een kopie van het procesverbaal aan het gemeentebestuur.
• Bij de nood aan vervanging (bij verlies, diefstal of vernietiging) van een geleend artikel wordt de originele aankoopprijs aangerekend.
• Ook beschadiging of vernietiging meld je onmiddellijk via vrijetijd@kruisem.be of uiterlijk binnen de tien werkdagen na terugname vastgesteld door de gemeentediensten.
• Je mag in geen geval zelf herstellingen uitvoeren of laten uitvoeren.
• Bij schade zal de kostprijs van de herstelling aan de ontlener aangerekend worden. 
• De andere kosten voortvloeiend uit schade, verlies of diefstal zijn ook ten laste van de ontlener.

Verzekering en aansprakelijkheid

• Wij raden aan om bij het gebruik van goederen van grote waarde een verzekering af te sluiten.
• De gemeente is niet verantwoordelijk voor eventuele ongevallen of beschadiging van andere materialen, goederen en eigendommen die veroorzaakt worden door het gebruik van materiaal van de uitleendienst.