Een evenementenaanvraag mag je:
- maximaal zes maanden op voorhand indienen, zodra alle details gekend zijn en je de nodige documenten hebt ingevuld en opgeladen.
- ten laatste acht weken voor aanvang van het evenement indienen.
Deze minimumperiode is nodig om de aanvraag correct te kunnen behandelen. De maximale periode van zes maanden dient om bij de vergunning van het evenement rekening te kunnen houden met de uitvoering van infrastructuurprojecten en omleidingen, de timing in sommige gevallen dan pas voldoende duidelijk.
Wat gebeurt er eens wij de volledige aanvraag hebben ontvangen?
Als de aanvraag correct is ingediend gaan wij over tot het inwinnen van adviezen.
Via een interne checklist gaan we na of je activiteit veilig en correct kan verlopen, met een minimale overlast voor de buurtbewoners. Zo bekijkt de afdeling Infra onder meer of er op de gevraagde locatie geen conflicten zijn met andere innames openbaar domein (bv. wegeniswerken), de afdeling Omgeving of er op die locatie kans is op geluidsoverlast,...
Ook winnen wij het advies in van externen:
- De politie: die bekijkt je aanvraag vanuit veiligheidsperspectief en verkeerstechnische aspecten.
- De brandweer: zij bekijken eventuele inplantingsplannen en gaan na of de brandveiligheid gegarandeerd blijft.
Voor grote evenementen kan het nodig worden geacht om een veiligheidsoverleg op te starten.
Na het inwinnen van deze adviezen wordt de aanvraag voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen of aan de burgemeester voor een definitieve beslissing.
Na de goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen of de burgemeester ontvang je de toelating voor je evenement. Let wel: hieraan kunnen een aantal bijkomende voorwaarden verbonden zijn.
Evenementenaanvragen kunnen ook geweigerd worden na een negatieve opportuniteitstoets of om technische redenen.