Hieronder kan je de presentatie die werd gegeven tijdens de infoavond 'Wegwijs in organiseren' op 29 november 2022 raadplegen.
Raadpleeg hier de presentatie 'Wegwijs in organiseren' (4.2 MB) "pdf"
Algemene vragen 'Wegwijs in organiseren'
De evenementenaanvraag
- Is een kerk een gereglementeerde locatie? En moet ik voor activiteiten in een kerk bijgevolg een evenementenaanvraag doen?
- Hoe vraag ik bewegwijzering aan?
- Op het digitaal evenementenformulier moeten we een verantwoordelijke opgeven. Kunnen we hier niet gewoon de vereniging invullen?
- Wie contacteren bij vragen rond evenementen?
- Moet ik een evenement aanvragen wanneer ik een activiteit op privé domein wil inrichten met foodtrucks?
Herbruikbare bekers
- Kunnen we herbruikbare bekers huren bij de gemeente?
- Kan het vervoer van herbruikbare bekers door de gemeente worden geregeld?
Promotie
- Hoe voer ik mijn activiteit in op de uitdatabank?
- Mogen affiches van niet-sportieve evenementen in de sporthal worden opgehangen?
- Kunnen evenementen vroeger dan 2 weken voor de activiteit verschijnen op het digitaal infobord aan de Mastbloem?
Subsidie
uitleendienst
- Is het mogelijk om de evenementenkoffer in het weekend te leveren? (Koffer kan niet beveiligd achtergelaten worden als die bv op vrijdag geleverd zou worden.)
- Kan ik een EHBO-materiaal ontlenen?
- Kan je als bedrijf materiaal ontlenen uit de gemeentelijke uitleendienst? Wat hoort er bij categorie D? Zijn daar voorbeelden van van deze “sociaal-culturele publieksactiviteiten met winstoogmerk”?
- Kunnen we vervoer van materiaal aanvragen voor onze fuif (muziekinstallatie)?
- Kan er een AED toestel worden toegevoegd aan de evenementenkoffers?
- Kan er een bancontactoestel worden toegevoegd aan de evenementenkoffers?
Veiligheid
- Wij organiseren fakkeltocht, wat doen wij met onze brandende fakkels op het einde?
- Moeten wij voor een buurtfeest van ongeveer 50 personen een preventiebezoek laten doen?
- Wij organiseren een grote loopwedstrijd, waar op het einde een afgesloten gebied is op de openbare weg. Moeten wij speciale acties ondernemen?
- Mogen wij gebruik maken van onze eigen partytenten?
- Mogen we een verwarmingsbron op gas (bv.bakplaat) gebruiken onder een partytent?
- Mogen wij een partytent (zonder attest) gebruiken als luifel?
- Moeten wij een preventiebezoek laten doen bij gebruik van BBQ?
- Hoe moeten fietsers en voetgangers handelen in groep?
Zalen en lokalen
- wat kost het voor een vereniging om de Mastbloem, De Griffel of Gemeentecomplex Huise te huren?
- Wie verwittigen bij een probleem in de Mastbloem, De Griffel, of Gemeentecomplex Huise?
- Waarop moet ik letten wanneer ik een zaal verlaat als gebruiker van de Mastbloem, De Griffel, of Gemeentecomplex Huise?
- Moeten we voor een theatervoorstelling in een gemeentelijke zaal een aangifte doen bij Unisono? (=vroegere Sabam + billijke vergoeding)
- Wat met afval na activiteit in gemeentelijke zalen? Vroeger waren er zakken en nu?
De evenementenaanvraag
Is een kerk een gereglementeerde locatie? En moet ik voor activiteiten in een kerk bijgevolg een evenementenaanvraag doen?
Een kerk waarin nog erediensten worden georganiseerd is geen gereglementeerde locatie. Bijgevolg dient er dus steeds een evenementenaanvraag te gebeuren voor publiek toegankelijke evenementen. Daarnaast is het ook belangrijk dat er steeds goedkeuring gevraagd wordt aan de Kerkfabriek voor het gebruik van de kerk.
Hoe vraag ik bewegwijzering aan?
Dit is aan te vragen via de evenementenaanvraag.
Op het digitaal evenementenformulier moeten we een verantwoordelijke opgeven. Kunnen we hier niet gewoon de vereniging invullen?
Neen, er kan enkel een persoon worden ingevuld. Deze persoon is het aanspreekpunt wanneer er bijkomende vragen of opmerkingen zijn. De vereniging en niet enkel deze persoon dragen de eindverantwoordelijkheid voor het evenement.
Wie contacteren bij vragen rond evenementen?
Dienst Vrije Tijd is steeds het aanspreekpunt rond evenementen: vrijetijd@kruisem.be of 09 396 52 84 (tijdens de kantooruren).
Moet ik een evenement aanvragen wanneer ik een activiteit op privé domein wil inrichten met foodtrucks?
Ja, als het evenement publiek toegankelijk is wordt het beschouwd als openbaar domein (algemene definities politiereglement). U dient bijgevolg een evenementenaanvraag te doen.
Herbruikbare bekers
Kunnen we herbruikbare bekers huren bij de gemeente?
Neen, de gemeente is wel aangesloten bij de afvalintercommunales IMOG en IVLA die herbruikbare bekers ter beschikking stellen.
Waar kan je bekers huren?
- Contacteer je brouwer of drankenleverancier
- Kruisemse Verenigingen kunnen herbruikbare bekers lenen bij afvalintercommunale Imog. De eenvoudigste bekers zijn te ontlenen aan een bedrag van 0,10 euro/beker. Dit bedrag omvat de huur, afwassen en drogen van de bekers. Meer info en reserveren kan hier.
- Kruisemse Verenigingen kunnen herbruikbare bekers eveneens lenen bij afvalintercommunale IVLA. De bekers zijn te ontlenen aan een bedrag van 0,08 euro/beker. Dit bedrag omvat de huur, afwassen en drogen van de bekers. Meer info en reserveren kan hier.
- Er zijn ook nog een heel wat private aanbieders op de markt met een nog uitgebreider gamma aan bekers. Deze aanbieders komen (afhankelijk van het type beker) soms goedkoper uit dan de bekers van de afvalintercommunales. De dichtste aanbieder bij Kruisem is Goodless in Deinze. Bij Goodless hebben ze bekers vanaf 0,09 euro/beker en zowel afhaling als levering is er mogelijk. Een overzicht van alle particuliere aanbieders vind je hieronder.
Professionele leveranciers cateringmateriaal.xlsx (382.08 KB) "excel"
Kan het vervoer van herbruikbare bekers door de gemeente worden geregeld?
Indien de hoeveelheid bekers van die aard is dat de bekers niet in een gewone personenwagen passen, dan kunnen Kruisemse verenigingen beroep doen op gratis vervoer door de gemeentelijke diensten, met het oog op het ophalen en terugbrengen van de bekers. Dit vervoer dient uiterlijk één maand voorafgaand aan het vervoer aangevraagd te worden via vervoer materialen.
Promotie
Hoe voer ik mijn activiteit in op de Uitdatabank?
Zie handleiding ‘Vlot aan de slag met de UiTdatabank’ en de instructievideo
Handleiding UiTdatabank instructievideo
Mogen affiches van niet-sportieve evenementen in de sporthal worden opgehangen?
Ja. De affiches worden gesplitst, die met sportieve evenementen komen op het ene prikbord en de affiches met niet-sportieve evenementen op het andere.
Kunnen evenementen vroeger dan 2 weken voor de activiteit verschijnen op het digitaal infobord aan de Mastbloem?
Neen, voorlopig blijft de dienst communicatie deze tijdspanne aanhouden.
Subsidie
Krijgt mijn vereniging extra subsidie wanneer ze zetelt in de cultuurraad?
Indien de vereniging in aanmerking komt voor 'Werkingssubsidie voor organisatoren van een sociaal-cultureel aanbod' en de vereniging heeft ook iemand actief aanwezig in de cultuurraad, dan krijgt de vereniging hier extra subsidies voor. Deze subsidie wordt verrekend via de puntenverdeling van de werkingssubsidies. Er is dus geen aparte “verloning of tegemoetkoming” om enkel en alleen in de cultuurraad te zetelen.
Werkingssubsidie voor organisatoren van een sociaal-cultureel aanbod
Uitleendienst
Is het mogelijk om de evenementenkoffer in het weekend te leveren? (Koffer kan niet beveiligd achtergelaten worden als die bv op vrijdag geleverd zou worden.)
Wanneer de grote evenementenkoffer gehuurd wordt voor een dag in het weekend wordt deze meestal op donderdag of vrijdag geleverd. Het leveren en ophalen van uitleenmateriaal vergt heel wat inspanning van de technische dienst. Niet-dringende opdrachten worden daarom zoveel mogelijk in de reguliere werkweek gepland. Sinds kort is er ook een kleine evenementenkoffer die je zelf moet ophalen in de Mastbloem op een overeen te komen tijdstip. De kleine evenementenkoffer bevat bijna evenveel materiaal als de grote koffer. Indien je toch de grote koffer nodig hebt kan je in het opmerkingenvak van het aanvraagformulier instructies geven waar de koffer het meest veilig geplaatst kan worden. De verantwoordelijkheid voor materiaal ligt evenwel steeds bij de ontlener.
inhoud evenementenkoffers Uitleendienst
Kan ik EHBO-materiaal ontlenen?
Er zitten EHBO-rugzakken in beide de evenementenkoffers, wanneer je enkel EHBO nodig hebt wordt aangeraden de kleine evenementenkoffer te reserveren. Voor activiteiten in de Griffel, Mastbloem en gemeentecomplex Huise is EHBO al voorzien in het gebouw.
inhoud evenementenkoffers Uitleendienst
Kan je als bedrijf materiaal ontlenen uit de gemeentelijke uitleendienst? Wat hoort er bij categorie D? Zijn daar voorbeelden van van deze “sociaal-culturele publieksactiviteiten met winstoogmerk”?
Tot categorie D behoren alle organisatoren die geen vereniging zijn en een sociaal-culturele publieksactiviteiten organiseren.
Er zijn twee belangrijke voorwaarden:
- De activiteit is sociaal-cultureel: een communiefeest, trouwfeest, fuif in een café... behoren hier niet toe.
- De activiteit is publiek toegankelijk: iedereen kan vrij deelnemen : dus bv geen teambuilding, besloten evenement, bedrijfsactiviteit....
Een voorbeeld van een evenement die tot categorie D behoort is een Kerstmarkt die georganiseerd wordt door een café op voorwaarde dat dit evenement voor iedereen toegankelijk is.
Ondersteuningsreglement (149.71 KB) "pdf" Meer info: uitlenen materialen
Kunnen we vervoer van materiaal aanvragen voor onze fuif (muziekinstallatie)?
Het vervoer van materiaal kan enkel voor transporten van en naar:
- de uitleendiensten van andere gemeentes
- de provinciale uitleendienst
- en het ophalen en terugbrengen van herbruikbare bekers.
De activiteit moet doorgaan in Kruisem en georganiseerd worden door een Kruisemse vereniging. Een bestelwagen of vrachtwagen moet noodzakelijk zijn (dus geen transporten die met een gewone wagen kunnen gebeuren). (zie ondersteuningsreglement (149.71 KB) "pdf" artikel 11)
Ondersteuningsreglement (149.71 KB) "pdf" Vervoer van materialen
Kan er een AED toestel worden toegevoegd aan de evenementenkoffers?
Een AED toestel zit (nog) niet in de uitleendienst. Er zal worden bekeken of dit mogelijk is aangezien deze toestellen steeds met de nodige zorg bewaard, verplaatst en geplaatst moeten worden. Een mobile AED is zeker een goede suggestie, veiligheid primeert!
AED-toestellen zijn al beschikbaar op verschillende locaties verspreid over de gemeente.
- De Griffel, Ouwegem (binnen tochtportaal)
- AC Zingem (buiten garage)- AC Huise (binnen tochtportaal)
- Mastbloem, Kruishoutem (buiten aan inkomdeur)
- Sporthal Kruishoutem (binnen inkomhal)
- VBS De groeiweide (in de turnzaal)
- Gemeentelijke turnzaal Zingem (binnen tochtportaal)
- VBS Hartepit (inkomhal)
- KSK Zingem (in kantine)
- VC Kruishoutem- Nokere (buiten – achter jeugdkantine)
Kan er een bancontactoestel worden toegevoegd aan de evenementenkoffers?
Neen, een bancontacttoestel moet gekoppeld worden aan een bankrekening. Het is aanbevolen hiervoor bij een bank of bij een andere professionele partij ten rade te gaan. Sommige banken stellen zelf kosteloos een betaalterminal ter beschikking op voorwaarde dat je dit tijdig aanvraagt.
Veiligheid
Wij organiseren fakkeltocht, wat doen wij met onze brandende fakkels op het einde ?
Best een bak voorzien met zand om de fakkels na de tocht in te doven.
Moeten wij voor een buurtfeest van ongeveer 50 personen een preventiebezoek laten doen?
Nee, maar het is aan te raden om geen verwarming en gasbranders te voorzien in partytenten.
Wij organiseren een grote loopwedstrijd, waar op het einde een afgesloten gebied is op de openbare weg. Moeten wij speciale acties ondernemen?
Voor een inname van het openbaar domein dient er steeds een evenementenaanvraag te gebeuren. Daarnaast moet je er zeker voor zorgen dat hulpverleningsvoertuig (politie, ziekenwagen, brandweer) steeds doorkunnen. Er dient steeds een ruimte van 4m voorzien te worden.
Mogen wij gebruik maken van onze eigen partytenten?
Partytenten kunnen enkel gebruikt worden voor bv een afwasstand, toog onder te maken. Een tent die voorzien wordt om personen in te laten zitten of staan moet een attest heeft met de vermelding dat de zeilen brandvertragend zijn. Het is ook belangrijk om de weersomstandigheden op te volgen, bij veel wind en storm is dit ook niet toegestaan, omdat verankering niet voldoende kan gegarandeerd worden.
Mogen we een verwarmingsbron op gas (bv.bakplaat) gebruiken onder een partytent?
Nee, dit kan enkel in openlucht of bij uitzondering onder een luifel waarvan de zeilen een brandattest hebben. Branders met openvlam is niet toegestaan in tenten, afdakken, luifels Een mobiele installatie kan absoluut niet in een gebouw.
Mogen wij een partytent (zonder attest) gebruiken als luifel?
Dit kan enkel bij kleine ontmoetingen (minder dan 100personen) en zonder een verwarmingstoestel , bakplaat, enz... eronder
Moeten wij een preventiebezoek laten doen bij gebruik van BBQ?
Een BBQ met kolen kan zonder problemen gebruikt worden. We vragen om aandacht te hebben voor de plaatsing ervan en het uitdoven... Een GasBBQ kan enkel wanneer het een CE-gekeurde toestel is, enkel in opnlucht niet onder tenten , in loodsen, enz
Hoe moeten fietsers en voetgangers handelen in groep?
Zalen en lokalen
wat kost het voor een vereniging om de Mastbloem, De Griffel of Gemeentecomplex Huise te huren?
Bv. dat is afhankelijk vaneen aantal factoren:
- Welke soort gebruiker (een Kruisemse vereniging/Een niet-Kruisemse vereniging/organisator van socioculturele publieksactiviteit met handelsdoeleind).
- Welk soort activiteit? (eetfestijn/vergadering, tentoonstelling.)
- Aantal uren/dagdelen?
- Welke zalen worden er gebruikt?
Dit alles is samengevat in tabellen die je kan vinden op de website op de pagina's van de zalen en lokalen
Tarieven De Mastbloem (137.45 KB) "pdf" Tarieven De Griffel (157.5 KB) "pdf" Tarieven Gemeentecomplex Huise (133.28 KB) "pdf"
Wie verwittigen bij een probleem in de Mastbloem, De Griffel, of Gemeentecomplex Huise?
- Voor niet dringende problemen contacteert u Dienst Vrije Tijd: vrijetijd@kruisem.be of 09 396 52 84 (tijdens de kantooruren).
- Voor dringende problemen (bv. stroomuitval) belt u het noodnummer van de zaalverantwoordelijken die u vervolgens telefonisch of ter plaatse zullen helpen. (vanaf januari 2023)
Waarop moet ik letten wanneer ik een zaal verlaat als gebruiker van de Mastbloem, De Griffel, of Gemeentecomplex Huise?
- Tafels en stoelen juist opgesteld?
- Vloer en toiletten proper achtergelaten?→kuismateriaal wordt ter beschikking gesteld.
- Tafels vrij van kruimels?
- Afwas gedaan en weggezet?
- Bij verbruik dranken of koffie: stockboek aangevuld?
- Lichten en toestellen uitgezet?
- Ramen en deuren gesloten?
- Laatste aanwezige in het gebouw?→deur instellen en alarm inschakelen volgens de handleiding (naast het alarm)
gebruikersreglement socioculturele accomodaties (218.61 KB) "pdf"
Moeten we voor een theatervoorstelling in een gemeentelijke zaal een aangifte doen bij Unisono? (=vroegere Sabam + billijke vergoeding)
Voor een filmvertoning, een theatervoorstelling, een publieke lezing en een literaire tentoonstelling moet eveneens een licentie worden aangevraagd bij Unisono. Enkel voor achtergrondmuziek in de socioculturele zalen hoef je geen licentie bij Unisono aan te vragen, voor achtergrondmuziek heeft de gemeente een contract afgesloten.
Wat met afval na activiteit in gemeentelijke zalen? Vroeger waren er zakken en nu?
Waar je met je afval terecht kan, hangt af van de plaats waar je activiteit doorgaat en de hoeveelheid afval die geproduceerd wordt/grootte van de activiteit. Afval dat gemaakt wordt door een cateraar wordt best door de cateraar zelf terug meegenomen, maak hier op voorhand duidelijke afspraken over. Voor eerder kleinschalige activiteiten die plaatsvinden:
- in een zaal beheerd door de gemeente: je kan gebruik maken van het daartoe voorziene inzamelsysteem.
- in een andere zaal: je dient je te houden aan de geldende afspraken van de uitbater in kwestie.
Voor eerder grootschalige activiteiten/evenementen met veel afval: zie het aanbod van IMOG. Er zijn verschillende opties:
- de afvaleilandencontainer (28 losse containers van 180 liter) → je kan zelf mini-eilandjes verspreid opzetten
- de grotere broer de selector (1100 liter container, mini-glasbol) losse afvalcontainer